APBC Red Dancemos Juntos

POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

Políticas y Procedimientos de Protección de Datos Personales 

vs 1.3 2023-08-22

Aprobada por la Junta Directiva el 2023-08-22

La ASOCIACIÓN RED DE PROFESORES Y PROFESORAS DE BIODANZA S.R.T. – COLOMBIA – APBC – RED DANCEMOS JUNTOS, de aquí en adelante mencionada como APBC – Red Dancemos Juntos, una asociación sin ánimo de lucro dedicada a promover la Biodanza en Colombia, en cumplimiento de la Ley Estatutaria 1581 de 2012 “por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales” y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 “por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012”, ha establecido las siguientes políticas internas para el adecuado tratamiento y administración de los datos personales recolectados y almacenados en nuestras bases de datos.

El objetivo de este documento es informar y difundir estas políticas entre todos nuestros asociados, quienes están certificados para facilitar Biodanza en Colombia y en el mundo, y quienes podrían estar involucrados en la recolección y tratamiento de datos personales.

Estas políticas son aplicables a los miembros, profesores, conferencistas, funcionarios, empleados, junta directiva, órganos administrativos, contratistas, subcontratistas y otras personas naturales, jurídicas o terceros que tengan alguna injerencia o participación en la recolección o tratamiento de datos personales en el contexto de la APBC – Red Dancemos Juntos.

  1. TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES RECOLECTADOS POR LA APBC – RED DANCEMOS JUNTOS COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO.

Para el tratamiento, recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión y otras operaciones relacionadas con datos personales, la APBC – Red Dancemos Juntos requerirá la autorización previa e informada del titular de los datos o de su representante legal, de acuerdo con lo establecido en el artículo 20 del Decreto 1377 de 2013. Esta autorización podrá ser concedida de manera escrita, oral o a través de conductas inequívocas del titular que indiquen su consentimiento y que puedan ser consultadas posteriormente.

A continuación, se presentan los términos utilizados en estas políticas, tomados de la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y del Decreto 1377 de 2013:

a) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para el tratamiento de sus datos personales.

b) Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable del tratamiento dirigida al titular, en la cual se informa sobre las políticas de tratamiento de la información, la forma de acceder a ellas y los propósitos del tratamiento de los datos personales.

c) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales sujetos a tratamiento.

d) Dato personal: Cualquier información relacionada con una persona natural identificada o identificable.

e) Datos sensibles: Aquellos datos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, como los que revelan origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, afiliación sindical, datos de salud, vida sexual y datos biométricos.

f) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica que realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

g) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica que decide sobre la finalidad y el tratamiento de los datos personales.

h) Titular: Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.

i) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

j) Transferencia: Envío de datos personales a un receptor que, a su vez, es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

k) Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio colombiano cuando tenga por objeto su tratamiento por parte del encargado del tratamiento.

2. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES

La APBC – Red Dancemos Juntos reconoce y respeta los derechos de los titulares de los datos personales, en conformidad con la normativa aplicable. Los titulares tienen los siguientes derechos:

a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales, mediante una solicitud dirigida al responsable del tratamiento.

b) Solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos personales.

c) Ser informado sobre el uso que se dará a sus datos personales.

d) Presentar quejas o reclamos ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a las disposiciones sobre protección de datos personales.

e) Revocar la autorización y solicitar la supresión de los datos personales cuando no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

f) Acceder de forma gratuita a los datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

3. PROCEDIMIENTO

3.1. Recolección de datos e información:

La APBC – Red Dancemos Juntos, en el desarrollo de su actividad, recolecta datos personales de las personas que tienen algún tipo de vínculo con la asociación. Algunos ejemplos de la recolección de datos son:

  1. Datos de los miembros  de la APBC – Red Dancemos Juntos. Estos datos se recopilan con el propósito de identificar a los titulares, mantener una relación profesional, cultural o administrativa con ellos.
  2. Datos de los profesores, funcionarios, empleados, contratistas y subcontratistas de la APBC – Red Dancemos Juntos. Estos datos se recopilan en el proceso de selección o contratación y son necesarios para gestionar la relación laboral y administrativa con cada individuo.
  3. Datos de los usuarios y clientes de los servicios ofrecidos por la APBC – Red Dancemos Juntos, incluyendo a aquellos que utilizan las instalaciones de la asociación.
  4. Datos de personas que trabajan, colaboran o prestan servicios relacionados con los medios de comunicación de la APBC – Red Dancemos Juntos.
  5. Datos de afiliados a otras entidades con las que la APBC – Red Dancemos Juntos tiene convenios o relaciones directas.
  6. Datos de conferencistas y asistentes a charlas, conferencias, seminarios y actividades organizadas por la APBC – Red Dancemos Juntos.
 

Estos datos se recopilan con el propósito de identificar a las personas, mantener una comunicación abierta y brindarles la oportunidad de participar en los servicios, cursos y actividades de la APBC – Red Dancemos Juntos.

La APBC – Red Dancemos Juntos tiene la disposición de recibir y considerar la información proporcionada por los remitentes para su posible difusión en nuestros diversos canales de comunicación. Sin embargo, es crucial que quienes envíen esta información asuman la completa responsabilidad de cumplir con todas las regulaciones de privacidad y protección de datos, como lo establece la Ley de Habeas Data.

Es importante tener en cuenta que la APBC – Red Dancemos Juntos no puede asumir ninguna responsabilidad por el manejo de información realizado por terceros, ni puede garantizar el cumplimiento de las Políticas de Protección de Datos Personales por parte de otros entes. Por consiguiente, no se autorizará la publicación de enlaces a formularios o cualquier otro mecanismo de recolección de información en nuestros medios de comunicación. Cualquier enlace o referencia de este tipo deberá ser proporcionado junto con una dirección web o de contacto, y el remitente deberá asegurarse de que dicha acción cumpla con todas las leyes y regulaciones aplicables en materia de privacidad y protección de datos.

 

3.2. Almacenamiento de información:

  1. En el caso de los miembros de la APBC – Red Dancemos Juntos, una vez finalizado el proceso de inscripción a cursos, eventos y actividades de manera física o electrónica, se crea un registro en la base de datos de la APBC – Red Dancemos Juntos para archivar la información personal y académica de cada miembro. El acceso a esta información está restringido a personas involucradas directamente en las actividades propuestas, así como el personal administrativo de la APBC – Red Dancemos Juntos.
  2. En el caso de los datos de profesores, junta directiva, funcionarios, empleados y contratistas de la APBC – Red Dancemos Juntos, se crea una carpeta especial para archivar la información personal y laboral de cada individuo una vez se completa el proceso de vinculación.
  3. Los datos de clientes, proveedores y colaboradores de la APBC – Red Dancemos Juntos se almacenan con el propósito de mantener la información necesaria para la ejecución de acuerdos y contratos existentes.

3.3. Uso interno de los datos personales:

  1. Los diferentes departamentos de la APBC – Red Dancemos Juntos pueden acceder a las bases de datos en función de sus responsabilidades y tareas dentro de la asociación, de acuerdo con los tratamientos y usos autorizados por los titulares.
  2. El personal administrativo y funcionarios de la APBC – Red Dancemos Juntos tienen acceso a la información de los miembros para cumplir con las obligaciones de la Asociación.

3.4. Circulación de la información:

  1. La APBC – Red Dancemos Juntos utilizará la información relacionada con sus miembros únicamente con los fines establecidos en la ley, tanto dentro como fuera de Colombia.
  2. Los datos personales contenidos en las bases de datos de la APBC – Red Dancemos Juntos no serán enajenados a terceros, temporal o permanentemente, parcial o totalmente, de forma gratuita u onerosa, excepto en los casos previstos por la ley.
  3. La APBC – Red Dancemos Juntos garantiza que la información será tratada con altos estándares de seguridad y confidencialidad. En caso de que las autoridades judiciales soliciten información a la APBC – Red Dancemos Juntos, esta estará obligada a compartirla de acuerdo con lo establecido por la legislación colombiana.
 

3.5. Atención de consultas, solicitudes y reclamos:

La APBC – Red Dancemos Juntos debe permitir el acceso gratuito del titular de los datos a su información, atender consultas y garantizar el derecho de los titulares a presentar reclamos y solicitudes de corrección, actualización o supresión de datos personales.

Las consultas, solicitudes y reclamos se pueden dirigir de la siguiente manera:

  • Correo electrónico: servicioalcliente@dancemosjuntos.org, siempre y cuando la dirección de correo electrónico desde la cual se envíe la solicitud esté registrada en la base de datos de la APBC – Red Dancemos Juntos. En caso contrario, se puede utilizar el número de teléfono (+57-301-501-1374) para proporcionar los datos de control necesarios para verificar la identidad del titular.

Las consultas serán resueltas por la APBC – Red Dancemos Juntos en un plazo máximo de diez (10) días hábiles a partir de la fecha de recepción. Si no es posible responder dentro de este plazo, se informará al titular los motivos de la demora y se establecerá una fecha límite para la respuesta, que en ningún caso superará los cinco (5) días hábiles posteriores al vencimiento del plazo inicial.

El trámite de consultas y reclamos es gratuito, excepto en los casos expresamente establecidos por la ley.

3.6. Revocación de la autorización y supresión de datos:

  1. Los titulares de los datos pueden revocar en cualquier momento la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos personales. Esta solicitud debe dirigirse a:
    • Correo electrónico: servicioalcliente@dancemosjuntos.org, siempre y cuando la dirección de correo electrónico desde la cual se envíe la solicitud esté registrada en la base de datos de la APBC – Red Dancemos Juntos. En caso contrario, se puede utilizar el número de teléfono (+57-301-501-1374) para proporcionar los datos de control necesarios para verificar la identidad del titular.
  2. Mientras no se produzca la revocación, se considerará que la autorización otorgada por el titular sigue vigente.
4. FINES PARA LOS CUALES LA APBC - RED DANCEMOS JUNTOS RECOLECTA DATOS PERSONALES

4.1. Los datos personales recopilados de los miembros tienen los siguientes fines:

  1. Cumplir con los objetivos establecidos por la APBC – Red Dancemos Juntos.
  2. Informar a los miembros sobre las actividades de la APBC – Red Dancemos Juntos y los beneficios a los que pueden acceder a través de los diferentes servicios y programas ofrecidos.
  3. Invitar a los miembros a participar en eventos, actividades, viajes y cursos.
  4. Realizar campañas de seguimiento y verificación de calidad en el servicio, encuestas de satisfacción, actualización de datos, campañas pedagógicas y servicios especiales.
  5. Atender preguntas, quejas y reclamos.
  6. Cumplir con requerimientos de autoridades y proporcionar información a entidades administrativas, judiciales y públicas autorizadas por la ley.
  7. Recopilar información financiera de los miembros en casos en que la APBC – Red Dancemos Juntos otorgue créditos o deba realizar cobros judiciales o extrajudiciales.
  8. Enviar correspondencia, correos electrónicos, boletines, comunicados o establecer contacto telefónico con los miembros, proveedores y usuarios de los programas, actividades, cursos, viajes, eventos y convenios de la APBC – Red Dancemos Juntos para fines publicitarios, promocionales, de marketing  o estudios de mercado relacionados con las actividades de la APBC – Red dancemos juntos o la prestación de servicios complementarios, incluso si ha finalizado su relacionamiento con la APBC – Red Dancemos Juntos.
  9. Enviar correspondencia, correos electrónicos, boletines, invitaciones o establecer contacto telefónico con los miembros y titulares relacionados con los diferentes programas, actividades, cursos, viajes, eventos y convenios de la APBC – Red Dancemos Juntos.
  10. Mantener registros internos de miembros o titulares que se inscriben o participan en las actividades, cursos, viajes, eventos y convenios de la APBC – Red Dancemos Juntos.
  11. Realizar análisis de riesgo crediticio, análisis estadísticos o de seguridad de los miembros cuando la APBC – Red Dancemos Juntos les otorga créditos o plazos de pago para programas o inscripciones.
  12. Ejecutar y cumplir contratos o convenios con terceros para la ejecución de actividades, cursos, viajes, eventos y convenios.
  13. Compartir información con aliados educativos, académicos y comerciales con el fin exclusivo de ofrecer servicios con beneficios para los miembros y afiliados.
  14. Compartir o enviar datos exclusivamente a terceros con los que la APBC – Red Dancemos Juntos tenga acuerdos, convenios o contratos  relacionados con la ejecución de actividades dentro del ámbito de la APBC – Red Dancemos Juntos.
  15. Mantener y administrar bases de datos internamente o a través de terceros.
  16. Obtener información de grupos de interés para el relacionamiento de la APBC – Red Dancemos Juntos, como datos de contacto de periodistas y autoridades.
  17. Transferir y transmitir datos a terceros dentro y fuera de Colombia con los que la APBC – Red Dancemos Juntos tenga convenios, alianzas o contratos relacionados con su objeto o actividades, o a quienes contrate para realizar estudios o encargue el tratamiento de datos.
  18. Reportar y consultar a las centrales de riesgo crediticio legalmente constituidas en Colombia.
  19. Desarrollar y mejorar los programas, actividades y servicios ofrecidos por la APBC – Red Dancemos Juntos.
  20. Cumplir con los deberes contractuales y legales.
 

4.2. Los datos personales recopilados de profesores,  junta directiva, funcionarios, empleados, contratistas, subcontratistas y otros involucrados con la APBC – Red Dancemos Juntos tienen los siguientes fines:

  1. Establecer y mantener relaciones laborales y administrativas con la APBC – Red Dancemos Juntos.
  2. Realizar procesos de selección y contratación.
  3. Ejecutar contratos y convenios con terceros para la ejecución de actividades y servicios relacionados con la APBC – Red Dancemos Juntos.
  4. Cumplir con las obligaciones contractuales y legales.
  5. Proporcionar información a las entidades administrativas, judiciales y públicas autorizadas por la ley.
  6. Reportar y consultar a las centrales de riesgo crediticio legalmente constituidas en Colombia.
  7. Mantener y administrar bases de datos internamente o a través de terceros.
  8. Desarrollar y mejorar los programas, actividades y servicios ofrecidos por la APBC – Red Dancemos Juntos.
5. MEDIDAS DE SEGURIDAD

La APBC – Red Dancemos Juntos ha implementado medidas técnicas, administrativas y humanas necesarias para garantizar la seguridad y confidencialidad de los datos personales recolectados, a fin de evitar su pérdida, alteración, acceso no autorizado y tratamiento no autorizado.

La APBC – Red Dancemos Juntos ha establecido un manual interno de seguridad de la información que incluye políticas y procedimientos específicos para el manejo seguro de los datos personales.

La APBC – Red Dancemos Juntos se reserva el derecho de modificar, actualizar o complementar estas políticas y procedimientos en cualquier momento, de acuerdo con los cambios normativos o las necesidades propias de la asociación. Cualquier modificación será informada a los titulares de los datos de manera oportuna y adecuada a través de los canales de comunicación de la APBC – Red dancemos juntos.

En caso de que los titulares tengan preguntas, inquietudes o requieran información adicional sobre la protección de sus datos personales, pueden contactar al encargado de protección de datos de la APBC – Red Dancemos Juntos a través de la siguiente dirección de correo electrónico: servicioalcliente@dancemosjuntos.org.

 

Fecha de entrada en vigencia de estas políticas y procedimientos: 22 de Agosto de 2023

Fecha de la última actualización: 22 de Agosto de 2023

servicioalcliente@dancemosjuntos.org

Celular: +57-301-501-1374

Comité de comunicaciones – APBC